https://vzima.ru/wp-content/uploads/2015/09/DSC7009-e1447669713915.jpg
Во всем виноват продажник!!!
29.06.2015
ЛИДЕРОМАНИЯ
08.07.2015
Показать все

Маразм? Нет, бизнес!


От автора

На тренингах в самых разных компаниях меня множество раз спрашивали, почему так странно устроены корпоративные регламенты. Почему столько ненужных правил. Почему поменять направление бизнеса бывает легче, чем изменить систему согласований.

Для того, чтобы объяснить систему корпоративных отношений, я написал эту историю. И был обескуражен. Люди из самых разных компаний, которым я давал почитать этот текст, в один голос стали говорить, что написано это именно про их фирму. Что я диверсант, который украл их корпоративные секреты и посмеялся над начальством.

А я, всего лишь, вспоминал историю нашего российского бизнеса и вписывал в нее вымышленных персонажей.

бизнес-тренер Владимир ЗИМА

История одного регламента

Пролог

Началась эта история еще в 90-е. Время, когда пейджер был на вершине моды, а о сотовых телефонах и планшетах писали только в фантастических романах. Когда для того чтобы сделать фотографию, приходилось проявлять пленку. Когда деньги делались из воздуха.

Однажды несколько друзей собрались за чашечкой чего-то вкусного и за дружеской беседой подумали: «А не открыть ли бизнес?».  А потом подумали «А почему бы и нет». И создали ТОО «Компания».

Хватало и денег, и энтузиазма. А потому дело пошло быстро. Эпоха хронического дефицита бесперебойно поставляла клиентов. Заводы, после некоторого количество взяток и интриг, начинали молиться на молодых ребят, способных продать их продукцию. В общем, все стало хорошо.

Так и начиналось

И вот настал день, когда новоиспеченные предприниматели перестали справляться со всеми делами своей дружной компанией и было принято решение взять на работу помощника. На выпускника Гарварда денег еще не хватало, да и не знали они тогда еще, по-хорошему, что такое Гарвард. А потому решили обойтись обычной девушкой, пришедшей по газетному объявлению.

Обязанности у нее, в первое время, были совсем просты. Носить короткую юбку, говорить в трубку сладким голосом: «Алло», подносить кофе и красить ногти в оставшееся свободным время. Потом бухгалтер сообразила, что рабочая сила простаивает, причем в то время, когда она сама прыгает из одного баланса в другой, и из очереди на подачу взяток в очередь на сдачу отчетности, и решила приобщить девушку к более полезному труду – поручила ей закупки канцтоваров.

Пойди туда… купи то…

«Ну что тут сложного?» — подумала девушка и побрела в магазин. Денег ей дали предостаточно, и задачу поставили несложную: «Ты, Анечка, купи все, что в бухгалтерию надо, так чтобы недели на две хватило».

Подойдя к прилавку, девушка призадумалась: «А что же им в бухгалтерию надо-то?». Но долго думать ей не хотелось, а потому накупила она понемногу всего, что на глаза попалось. Штук 20 степлеров, папок картонных и пластиковых, ножниц и дыроколов.

Довольная она вернулась в офис, ведя за собой грузчика, позаимствованного из канцтоварного магазина. Показала ему на дверь бухгалтерии и уселась докрашивать ногти…

Рождение регламента

Тем же вечером учредители собрались поговорить. Бухгалтер кричала, топала ногами и показывая на груду свежекупленного хлама, требовала уволить секретаршу. Но мужская часть все-таки победила. Они довольно здраво рассудили, что девушка не слишком виновата. Она ведь не знала, что именно нужно купить. А для того, чтобы избежать таких ситуаций в будущем, они решили написать ей простую инструкцию о том, как поступить если ее попросили купить что-нибудь для фирмы. Так в ТОО «Компания» появился первый корпоративный регламент. В нем черным по белому было написано: «Если тебя попросили купить что-нибудь, зайди к тому, кто просил и попроси подробный список. И пусть поставит свою подпись, чтобы все знали, с кого спрашивать».

Мы растем!

Прошло два года. Фирма стабильно развивалась. Регламент продолжал действовать, дополнившись лишь обязательным условием, что все закупки согласовываются с бухгалтерией. И всех все устраивало. Но эпоха понемногу менялась, а офис укрупнялся. Поэтому было решено перейти на безнальные закупки. И заключать договора. А Анечка уже была не просто секретарем, а целым начальником отдела обеспечивающих закупок. И даже научилась гордо покрикивать на двух своих подчиненных.

А как же без юриста?

А еще в компании появился юрист. Да не один, а сразу с помощником. Сначала он рьяно взялся за работу, но потом оказалось, что поставщиков не так уж много, покупатели платят исправно, а основной документацией по привычке занимается главбух. Но ведь нельзя же юристу сидеть без дела – застанут за этим занятием и уволят к чертовой матери. Поэтому он решил разведать, где же больше всего бумажек. И с удивлением обнаружил, что в отделе обеспечивающих закупок его ждет настоящий клад. Ни один договор не соответствовал хотя бы каким-нибудь стандартам. Иногда даже встречались такие, в которых не было слов «предмет договора».

Довольный юрист побежал к генеральному директору, и через некоторое время вышел от него с подписанным регламентом в котором добавился пункт об обязательной проверке всех договоров новым подразделением – юридической службой.

Безопасность – это святое!

А через некоторое время из самых лучших побуждений в компании была создана служба безопасности. Хмурые ребята взялись за дело энергично, но с чувством, толком и расстановкой. Первым делом они обнаружили, что главбух имеет две левых компании, и пресекли это безобразие. Возмущенная главный бухгалтер, которая кстати, была одним их учредителей, написала заявление об увольнении, но обещала вернуться. Потом безопасники заставили и юриста отчитываться в каждом своем действии. Да и всех остальных, кто попался им под руку тоже.

Естественно, добрались и до отдела обеспечивающих закупок. Посмотрев на большую кипу бумаг, они сделали заключение, что самая вероятная точка возникновения откатных схем находится именно там. Проанализировав корпоративные регламенты, они удивились, что безопасности уделяется крайне мало внимания. А генеральный иногда подписывает такие документы по закупке новых степлеров и скрепок, что у суровых бывших сотрудников внутренних органов волосы вставали дыбом и долго отказывались укладываться обратно.

Основной регламент процедуры закупок был дополнен сразу несколькими требованиями согласований со службой безопасности, а также теперь на каждом договоре потребовалась виза отставного полковника КГБ.

Цивилизация наступает

Прошло время. Компания уже занимала пять этажей старого советского института в центре столицы. А сотрудники по утрам пробивались в здание через плотное скопление ларьков, из которых уже пропали спирт Royalи сигареты Magna, но наличествовали шаурма, чебуреки и пиво. В компанию вернулась Бывшая Главный Бухгалтер, которую позвал Генеральный, окончательно запутавшийся в финансовых документах. А так как место главного бухгалтера уже было занято, да и не хотела дама, прошедшая за это время курс обучения чему-то в самом Лондоне, называться столь примитивно, то в компании была учреждена финансовая дирекция, возглавляемая, естественно, Финансовым Директором.

В течение полугода аппарат финансовой дирекции разрастался с неимоверной скоростью. Он проник в оформление каждой операции, включая контроль авансовых отчетов, и занялся внедрением новой модели организационного планирования под страшным названием «бюджетирование». Конечно же досталось и департаменту обеспечивающих закупок. В регламент были включены пункты о необходимости согласования закупок степлеров, дыроколов, компьютерных мышек и вообще всего, что только можно было закупать, с бюджетным комитетом. А если требовалось купить что-нибудь еще не запланированное, то нужно было дождаться бюджетного собрания, которое назначалось не чаще раза в квартал. Кстати, служба безопасности тоже не оказалась обделена ласковым вниманием финансистов. Отныне они должны были отчитываться обо всех расходах, включая затраты на проверку договоров закупок. А поэтому, безопасность под шумок внесла дополнительные пункты в регламент закупок, требующие заранее прогнозировать сроки согласования договоров со службой безопасности.

И тут завелся сисадмин…

А в это время в компании происходили события и не столь глобальные. В связи с тем, что компьютеры появились на столе у каждого сотрудника, и одноклассник сына генерального уже не успевал бегать от одного компьютера к другому, в недрах ООО «Компания» завелся системный администратор, насчет которого никто не мог понять, кому же он должен подчиняться. В конце концов, посовещавшееся руководство приняло логически обоснованное решение: так как компьютерную технику покупает департамент обеспечивающих закупок, то и системный администратор должен подчиняться напрямую его руководителю. В компьютерах Анна не понимала вообще ничего, но чтобы не терять лицо перед новым подчиненным, выслушивала незнакомые слова и послушно ставила визу на любом документе.

Несколько позже IT-отдел внес в процедуру закупок необходимость новой визы, с помощью которой эти энергичные ребята, говорящие на незнакомом языке, собирались вносить в компьютерную базу данных все степлеры и дыроколы, закупаемые ЗАО «Компания», как для центрального офиса, так и для всех филиалов.

Стоит ли говорить о том, что семь человек, находившихся в подчинении у Анны Михайловны, не могли справиться с нарастающими объемами согласований, поэтому она, скрепя сердце, подала генеральному проект нового штатного расписания, в котором обосновала необходимость принятия на работу еще двадцати человек.

Кадры решают все!!! Точнее, зам. по кадрам

А в это время девушка Юлечка, которая раньше работала в бухгалтерии и занималась кадровым учетом, вернулась с курсов, на которые почему-то попала вместе с генеральным. И теперь требовала, чтобы все именовали ее эйчаром. Никто не понимал, что это такое, но относиться к ней стали с опаской. Увидев проект штатного расписания, новоявленная заместитель директора по кадрам, возмутилась и пошла проводить переговоры с Анной Михайловной по урегулированию кадровых потребностей Управления обеспечивающих закупок. В результате длительных переговоров, трех литров кофе и бутылки хорошего армянского коньяка штатное расписание было увеличено до двадцати девяти человек. Двое из которых должны были непрерывно контролировать обеспеченность рабочих мест всем необходимым и регулярно докладывать об обстановке кадровикам. Регламент закупок уже превратился в солидного вида многостраничный документ, который теперь предусматривал еще и визу специально выделенного заместителя заместителя генерального директора по кадрам, свидетельствующую о том, что закупка осуществляется в связи с острой организационной необходимостью.

Это сладкое слово «консалтинг»

Через некоторое время в компании стали появляться серьезного вида молодые люди, гордо называющие себя консалтерами. Они заходили в кабинет директора по кадрам и о чем-то долго беседовали с Юлией Дмитриевной. А в конце концов, когда любопытство стало просто невыносимым, от генерального пришло письмо, в котором все руководители приглашались на странное событие под названием «стратегическая сессия».

Собрались начальники в большом санатории, где их щедро накормили шашлыками, сводили в баньку, а на следующий день согнали в санаторскую столовую, уставленную досками на ножках и теми самыми «консалтерами», до того бегавшими по коридорам. О чем говорили эти люди в безупречных костюмах никто так и не понял, но резюме было беспощадным. «Мы будем вводить бизнес-процессы, модель компетенций и стандарты качества ISO чего-то там. И чтоб каждый это делал!» — сказал, под конец, генеральный. А через пару недель консалтеры принесли свои дополнения в регламент обеспечивающих закупок, где предусматривалась обязательная экспертиза каждой закупки сторонней консалтинговой компанией.

Кризис… Глобальный Кризис.

Жизнь ОАО «Компания» продолжалась в спокойном темпе, а страну незаметно накрывал глобальный экономический кризис. Для «Компании» он наступил как первый снег. Внезапно.Руководство в истерике сняло зал в Marriott для проведения срочного совещания по вопросам сокращения издержек и вообще выживания. В Цюрих вылетали нервничая и поругиваясь. Топ менеджеры (а теперь руководители называли себя именно так), поглядывали друг на друга с опаской, а иногда и прямой угрозой. В общем все было так, как и должно быть во время серьезного кризиса.

Результаты совещания оказались примерно следующими. Производственный персонал сократить на 50%. Торговый персонал сократить на 50%. Финансовую дирекцию сократить на 50%. Безопасности уволить телохранителя, который случайно подышал на Генерального и того мальчика, который что-то там анализирует за компьютером.

Поскольку сокращение могло привести к полному бардаку с обеспечением рабочих мест, то Анна Михайловна под шумок утвердила у Юлии Дмитриевны дополнение к штатному расписанию, в котором учла доселе не существовавшее подразделение из 30 человек, в задачи которого входил мониторинг снижения потребности в скрепках, дыроколах, степлерах, папках и других необходимых в офисной жизни принадлежностях. Впрочем, дирекция по персоналу в обиде тоже не осталась: генеральный дал добро на создание нового подразделения для оценки сотрудников. А в регламент закупок были внесены соответствующие пункты по проверке соответствия грейда сотрудника и сформированной им заявки на канцтовары.

Новое время, новые веяния

Времена менялись. Все чаще в курилках стали звучать слова «ай-пи-о» и «дью дилидженс». «Компанией» заинтересовалась крупная мировая финансовая группа. По принципу «куй железо, пока куется», учредители поменяли свои доли на акции мирового уровня и заявили, что все теперь будет по-новому. И действительно, многое изменилось. Для выхода на европейский рынок требовалось заявить о защите экологии и сексуальных меньшинств, на американский – о защите прав афроамериканцев. И это уже не говоря о защите прав детей во всем мире.

Регламент закупок менялся вместе с компанией. Новые веяния внесли новые положения. Например, теперь требовалось проверка всех договоров на наличие пунктов «о недискриминации» и «веротерпимости». К тому же, канцтовары и другое офисное обеспечение теперь полагалось закупать только у компаний, в которых работало не менее 10% гомосексуалистов и хотя бы один афроамериканец. В связи с чем, служба безопасности требовала дополнительно согласовывать каждого поставщика с ней и категорически не рекомендовала позволять сотрудникам приносить в офис собственную туалетную бумагу. Вдруг она была куплена в каком-нибудь «неправильном» магазине.

В светлое будущее

Прошли годы. Глобальный холдинг JSC«Company inc.» с центральным офисом в Брюсселе продолжал свое победоносное шествие по не менее глобальному рынку. Вместе с компанией процветала и Глобальная служба обеспечивающих закупок. Которой, впрочем, как исторически сложилось, подчинялись высокотехнологичные производства по всему миру. Возглавлял их бывший начальник ай-ти департамента, а ныне технический директор. Он несколько раз пытался высказать свое возмущение тем, что его непосредственным начальником является Анна Михайловна, но натыкаясь на ее строгий взгляд всегда замолкал. А Президент холдинга все никак не хотел решать этот вопрос. Да и зачем, собственно, менять что-то, если и так работает.

Эпилог

Однажды госпожа Анна Михайловна (HarvardMBA) вошла в небоскреб компании и в персональном лифте поднялась прямо в свой роскошный кабинет на 128-м этаже. Там ее уже ждал сын — начальник Глобального департамента виз и согласований. Он стоял рядом с огромным стеллажом, на котором размещались папки, содержащие краткие выдержки из регламента закупок и с любовью рассматривал помещенный в рамку пожелтевший листок с текстом, отпечатанным на пишущей машинке: «Если тебя попросили купить что-нибудь, зайди к тому, кто просил и попроси подробный список. И пусть поставит свою подпись, чтобы все знали, с кого спрашивать».

Подписывайтесь на фейсбук Владимир ЗИМА


Владимир Зима
Владимир Зима
Действующий топ-менеджер, преподаватель

Комментарии: